Uzgadniając z Pracownikiem warunki zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę zazwyczaj obie strony dobrze wiedzą, jakie aspekty należy dokładnie określić. Zdarza się jednak, że nie zawsze precyzyjnie informacje te zostają przekazane do Działu Kadr i Płac, co ma szczególne znaczenie zwłaszcza gdy tą część swej działalności Pracodawca prowadzi outsourcingowo, zlecając ją np. do biura rachunkowego. I o ile z pewnością obie strony stosunku pracy zwrócą uwagę na to, czy w umowie o pracę prawidłowo określono stanowisko czy wynagrodzenie, to już miejsce pracy często traktowane jest jako drugorzędna informacja, co może stanowić poważne konsekwencje.
Miejsce pracy - dlaczego to takie ważne
Zazwyczaj miejscem pracy jest siedziba Pracodawcy lub też adres jednej z jego jednostek organizacyjnych- ma to miejsce szczególnie w przypadku pracowników biurowych. W umowie o pracę miejsce pracy może być określone jako wskazanie konkretnego adresu lub też poprzez formułę "siedziba Pracodawcy". Bez względu jednak na formę zapisu, zmiana miejsca pracy zawsze wymaga stosownych działań po stronie Pracodawcy. Jeżeli zmiana ta odbywa się za zgodą obu stron Pracodawca powinien zawrzeć porozumienie zmieniające, jeżeli mamy do czynienia z jednostronnym oświadczeniem woli Pracodawca składa wypowiedzenie zmieniające (art. 42 par.1-3 KP), które w przypadku braku zgody Pracownika prowadzi do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących Pracownika. Jeżeli wypowiedzenie takie składa Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników to w myśl art. 10 par. 1 Ustawy z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników musi on liczyć się z tym, że brak zgody Pracownika, a więc konieczność rozwiązania umowy o pracę wiązać się będzie z naliczeniem odprawy pieniężnej (zwolnienie indywidualne).
Nieco bardziej skomplikowana jest sytuacja Pracowników, których miejscem pracy jest określony obszar geograficzny, w ten sposób zatrudnieni są m.in. handlowcy. W tym przypadku zdarza się, że niestety w ślad za zmianami organizacyjnymi prowadzonymi w strukturach sprzedaży nie idą stosowne zmiany w dokumentacji pracowniczej. Tymczasem gdy pojawia się konieczność dokonania gruntownych zmian strukturalnych, odzwierciedlających się również w redukcji lub też reorganizacji etatów pojawia się ryzyko roszczeń Pracowników, którzy będą mogli powołać się na nierzetelne kryteria doboru osób zwalnianych lub też oddelegowywanych do innych lokalizacji. Bałagan w dokumentacji może w takiej sytuacji sporo kosztować Pracodawcę (np. w przypadku roszczenia o odszkodowanie z tytułu niesłusznie rozwiązanej umowy o pracę).
Miejsce pracy a rozliczenie delegacji służbowych
Prawidłowe określenie miejsca pracy jest również bardzo ważne w kontekście możliwości rozliczenia delegacji służbowej. Odwołując się do przytoczonego wcześniej handlowca-jeżeli osoba zatrudniona na tym stanowisku w umowie o pracę jako miejsce pracy ma określony np. "teren województwa małopolskiego" to jego wyjazd do siedziby Pracodawcy w Warszawie celem uczestniczenia w szkoleniu może być potraktowany jako podróż służbowa. Jeżeli jednak ten sam Pracownik jako miejsce pracy określoną ma "Siedzibę pracodawcy w Warszawie oraz teren województwa małopolskiego" to wyjazd na szkolenie nie będzie już traktowany jako podróż służbowa. Zbyt wąskie określenie miejsca świadczenia pracy również może nieść za sobą negatywne konsekwencje. Jeżeli Pracodawca działający co do zasady na terenie całego województwa mazowieckiego w umowach o pracę zawrze zapis, że miejscem pracy jest "siedziba Pracodawcy i obszar miasta Warszawa", po to by wyjazdy poza ten obręb rozliczać w formie delegacji naraża się na konsekwencje w razie kontroli (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2013 r., sygn. akt II UK 104/13). Pamiętajmy, że diety i inne należności za czas podróży służbowych naliczone w wysokości wynikającej z rozporządzenia o podróżach służbowych są zwolnione z ZUS i podatku. Jeżeli jednak w trakcie kontroli zakwestionowana skutecznie zostanie sama istota podróży służbowej (która uregulowana jest w art. 775 KP) Pracodawca utraci możliwość rozliczenia wydatków w formie diet, a kontroler zleci przypis należnych składek.
Miejsce pracy a praca zdalna
W kontekście miejsca pracy warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt tego zagadnienia. Do niedawna stosowane za obopólną zgodą było ustalenie, że miejscem pracy Pracownika będzie adres jego zamieszkania. Dawało to pewną swobodę w pozyskiwaniu Pracowników na stanowiska pracy, które nie wymagają osobistej obecności w siedzibie firmy, a z drugiej strony uelastyczniały proces zatrudnienia również dla samego Pracownika. Zapisy, które do tej pory nie były szczegółowo regulowane od 7 kwietnia 2023 zostały ujęte w Kodeksie pracy pod mianem Pracy zdalnej (Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw). Należy więc uzmysłowić sobie, że pracownik, który do tej pory po prostu pracował w domu od kwietnia ubiegłego roku jest pracownikiem zdalnym, a Pracodawca go zatrudniający ma w stosunku do tego Pracownika szereg dodatkowych obowiązków, począwszy od konieczności sformalizowania tej formy zatrudnienia, poprzez określenie i wypłatę stosownym ryczałtów stanowiących rekompensatę ponoszonych przez Pracownika kosztów, na spełnieniu określonych wymogów odnoszących się do zasad BHP skończywszy.
Reasumując warto dokonując okresowych audytów zwrócić uwagę na zapisy umów o pracę i ich zbieżność z obecnie obowiązującymi przepisami i praktyką stosowaną w danej firmie, szczególnie gdy procesy kadrowe prowadzone są zewnętrznie i Państwa Kadrowa nie ma możliwości znać pełnej specyfiki zatrudnienia w Państwa firmie.
Data publikacji: 29-04-2024
Autor: Anna Zalewska