1. Postanowienia ogólne
I. Niniejszy Kodeks określa zasady etyki i postępowania dla:• kancelarii jako biura rachunkowego
• wszystkich pracowników, współpracowników i właścicieli,
II. Celem Kodeksu jest:
• zapewnienie wysokiej jakości i bezpieczeństwa usług,
• ochrona interesów klientów,
• budowanie zaufania do naszej Kancelarii, zawodu doradcy podatkowego i branży biur rachunkowych.
ZASADY DLA BIURA RACHUNKOWEGO,
PRACOWNIKÓW I WSPÓŁPRACOWNIKÓW
2. Wartości i standardy
Wszyscy pracownicy, współpracownicy i właściciele biura kierują się wspólnymi wartościami:• Zaangażowanie – odpowiedzialnie podchodzimy do każdej sprawy klienta, rozumiemy wpływ naszej pracy na jego firmę.
• Rzetelność i profesjonalizm – pracujemy zgodnie z prawem, standardami zawodu i dobrymi praktykami, stale podnosimy kwalifikacje.
• Skuteczność – szukamy rozwiązań realnie pomagających klientom, w sposób zgodny z przepisami.
• Uczciwość i uczciwa konkurencja – działamy lojalnie wobec klientów, pracowników, współpracowników i innych biur rachunkowych.
• Szacunek – szanujemy godność, czas i potrzeby innych.
• Jakość – dbamy o jakość dokumentów, terminowość, komunikację i obsługę.
3. Zobowiązania biura jako członka środowiska biur rachunkowych
I. Biuro rachunkowe działa z należytą starannością, sumiennie i zgodnie z obowiązującym prawem, mając na względzie:• interes klientów,
• godność i profesjonalizm zawodu,
• odpowiedzialność społeczną swojej roli w obrocie gospodarczym.
II. Biuro posiada i utrzymuje:
• aktualną polisę OC odpowiadającą zakresowi świadczonych usług, z adekwatną sumą ubezpieczenia,
• legalne oprogramowanie, w szczególności do obsługi księgowej oraz kadrowo-płacowej, zgodne
z obowiązującymi przepisami.
III. Właściciele i wspólnicy biura:
• zapewniają odpowiednie kwalifikacje i nadzór nad pracą zespołu,
• wprowadzają i egzekwują wewnętrzne procedury kontroli jakości,
• dbają o wdrożenie i praktyczne stosowanie zasad niniejszego Kodeksu.
IV. Biuro uczestniczy w życiu środowiska zawodowego – współpracuje z organizacjami branżowymi, odpowiada na ich wezwania i przekazuje wymagane informacje w sposób rzetelny i terminowy przy zachowaniu przepisów w zakresie przestrzegania tajemnicy zawodowej oraz przepisów o ochronie danych osobowych i tajemnicy gospodarczej.
4. Relacje z klientami
I. Relacje z klientami opierają się na:• wzajemnym zaufaniu,
• przejrzystości,
• poszanowaniu wspólnych interesów,
• uczciwej informacji o możliwościach i ryzykach.
II. Biuro zobowiązuje się do:
• zawierania umów w formie dokumentowej (papierowej lub elektronicznej), jasno określających zakres usług, wynagrodzenie, zasady rozliczeń i wydawania dokumentacji;
• przedstawiania klientom warunków współpracy w sposób zrozumiały, bez klauzul mogących wprowadzać w błąd;
• informowania o posiadanej polisie OC na żądanie klienta.
III. Biuro podejmuje się wyłącznie usług, do których:
• ma odpowiednie kompetencje i zasoby organizacyjne, lub
• jest w stanie je niezwłocznie uzupełnić. Jeżeli nie może zapewnić odpowiedniego poziomu obsługi – informuje o tym klienta i nie podejmuje się wykonania zlecenia.
IV. W relacjach z klientami biuro unika sytuacji konfliktu interesów; w razie jego zaistnienia:
• informuje o tym klienta,
• podejmuje działania minimalizujące ryzyka (w tym, w razie potrzeby, rezygnację z obsługi).
V. Biuro wykonuje swoje obowiązki bez nieuzasadnionych opóźnień; w razie opóźnienia – niezwłocznie informuje klienta o przyczynach i spodziewanym terminie realizacji.
VI. Po zakończeniu współpracy biuro przekazuje klientowi kompletną dokumentację niezbędną do kontynuacji obsługi – niezależnie od stanu rozliczeń finansowych (biuro może dochodzić należnościna podstawie obowiązujących przepisów prawa, ale nie „przetrzymuje” dokumentów).
5. Tajemnica, bezpieczeństwo danych i dostęp do informacji
I. Wszystkie informacje i dokumenty przekazywane przez klientów:• są objęte tajemnicą,
• podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych i tajemnicy gospodarczej.
II. Udostępnianie informacji osobom trzecim jest możliwe wyłącznie:
• za wyraźną zgodą klienta, lub
• jeżeli wynika z obowiązków prawnych (np. wobec organów administracji, sądów, ZUS, urzędów skarbowych).
III. Biuro:
• ogranicza do niezbędnego minimum krąg osób mających dostęp do dokumentów i danych klientów,
• wprowadza wewnętrzne regulacje uniemożliwiające wykorzystywanie informacji o klientach do celów innych niż wynikające z umowy,
• jasno określa zasady dostępu do informacji poufnych i nadzoruje przepływ tych informacji.
IV. Biuro stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane (systemy informatyczne, kopie bezpieczeństwa, ograniczone dostępy, polityki haseł, zabezpieczenia fizyczne).
6. Współpraca z innymi biurami, podmiotami i organami
I. W relacjach z innymi biurami rachunkowymi biuro kieruje się:• wzajemnym szacunkiem,
• zasadą uczciwej konkurencji,
• troską o reputację branży.
Dlatego nie dopuszcza się:
• szerzenia nieprawdy,
• pomawiania,
• działań mających na celu zaszkodzenie reputacji innych biur,
• agresywnych, dyskredytujących form reklamy.
II. Współpraca z innymi podmiotami (np. kancelarie prawne, doradcy, biegli rewidenci) jest:
• ukierunkowana na dobro klienta,
• prowadzona z poszanowaniem zasad etyki tych zawodów,
• organizowana tak, aby unikać konfliktu interesów.
III. W relacjach z organami administracji publicznej (urzędy skarbowe, ZUS, inne instytucje) biuro działa:
• transparentnie,
• terminowo i rzetelnie wypełniając obowiązki sprawozdawcze,
• profesjonalnie reprezentując interesy klienta zgodnie z prawem i zakresem pełnomocnictw.
IV. Biuro współpracuje z organami również w sytuacjach kontroli i postępowań, dbając o:
• rzetelność informacji,
• szacunek dla organu,
• ochronę interesów klienta.
7. Równe traktowanie, relacje wewnętrzne i kultura pracy
I. Wszystkie osoby współpracujące z biurem są traktowane równo, bez względu na płeć, wiek, pochodzenie, wyznanie, orientację, poglądy czy formę zatrudnienia.II. Biuro nie akceptuje:
• mobbingu,
• dyskryminacji,
• molestowania (w tym seksualnego),
• zachowań obraźliwych czy upokarzających.
III. Konflikty w zespole rozwiązywane są w sposób rzeczowy, z poszanowaniem godności stron.
IV. Budujemy kulturę współpracy, otwartej komunikacji i konstruktywnej informacji zwrotnej, a nie plotek
i działań skłócających.
8. Uczciwość biznesowa, prezenty i przeciwdziałanie nadużyciom
I. Biuro stosuje zasadę zero tolerancji dla korupcji – nie akceptuje żadnych działań o charakterze korupcyjnym.
II. Pracownicy i współpracownicy:
• nie przyjmują ani nie oferują korzyści w zamian za wpływ na decyzje,
• zgłaszają przełożonym wszelkie sytuacje mogące wyglądać na konflikt interesów lub nadużycie.
III. Dopuszczalne są jedynie drobne, okazjonalne upominki o zwyczajowym charakterze, które:
• nie mają na celu wpłynięcia na decyzje,
• są zgodne z prawem i standardami etycznymi.
IV. Biuro nie uczestniczy w transakcjach, co do których istnieje uzasadnione podejrzenie, że mogą być powiązane z nielegalnym pochodzeniem środków lub obchodzeniem przepisów prawa.
9. Rozwój i kwalifikacje
I. Biuro oraz jego właściciele i pracownicy zobowiązują się do stałego podnoszenia kwalifikacji w zakresie:• rachunkowości i podatków,
• prawa pracy i ubezpieczeń społecznych,
• ekonomii i prawa gospodarczego,
• nowych technologii i bezpieczeństwa informacji.
II. Udział w szkoleniach, konferencjach, kursach oraz wewnętrznym dzieleniu się wiedzą jest elementem standardu jakości usług biura.