Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych(RODO) przewiduje prowadzenie rejestru czynności przetwarzania - jako jeden z podstawowych obowiązków administratora danych.
Art. 30 ust. 1 RODO stanowi, jakie informacje powinny znaleźć się w rejestrze czynności przetwarzania:
Rejestr może być prowadzony w formie pisemnej lub elektronicznej.
Nawet jeśli w danej organizacji prowadzenie rejestru nie jest obowiązkowe warto go stworzyć, ułatwia organizację ochrony danych osobowych oraz pozwala zapanować nad procesami, które są związane z przetwarzaniem danych osobowych. Ułatwia też lepszą rozliczalność realizacji postanowień RODO, a ponadto może być pomocny podczas kontroli GIODO, jako dowód stosowania nowych przepisów.
Pomimo że, RODO wprowadza wyłączenia podmiotowe od ww. obowiązku, są one tak wąskie, a przy tym nieprecyzyjne, że uznawać należy, iż prawie każdy podmiot przetwarzający dane osobowe powinien taki rejestr prowadzić.
- dane identyfikujące i kontaktowe administratora oraz wszelkich współadministratorów, a także gdy ma to zastosowanie- przedstawiciela administratora oraz inspektora ochrony danych;
- cele przetwarzania;
- czyje są dane oraz jaki jest ich zakres;
- komu dane są udostępniane;
- nazwę państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi, dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń, jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
- planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych, jeżeli jest to możliwe;
- ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1. , jeżeli jest to możliwe.
Rejestr może być prowadzony w formie pisemnej lub elektronicznej.
Nawet jeśli w danej organizacji prowadzenie rejestru nie jest obowiązkowe warto go stworzyć, ułatwia organizację ochrony danych osobowych oraz pozwala zapanować nad procesami, które są związane z przetwarzaniem danych osobowych. Ułatwia też lepszą rozliczalność realizacji postanowień RODO, a ponadto może być pomocny podczas kontroli GIODO, jako dowód stosowania nowych przepisów.
Opracowała: Natalia Owsianko-Piątek