Nowe obowiązki pracodawcy dotyczące dokumentacji pracowniczej od 2019 roku

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika oraz przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Obecnie okres przechowywania  dokumentacji wynosi 50 lat i liczony jest  od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

W przypadku nierealizowania ww.  obowiązku,  pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Od 1 stycznia 2019 r. okres ten ulega zmianie i będzie on wynosił 10 lat.

Nowy okres przechowywania dokumentacji, Pracodawca będzie mógł zastosować dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy tj.: po 1 stycznia 2019 r.

Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców  raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

2. Akta osobowe w formie elektronicznej

Nowelizacja ustawy wprowadziła zmianę dotyczącą sposobu prowadzenia akt osobowych i ich przechowywania. Obecnie Pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt w postaci papierowej.
Od 1 stycznia 2019 r. będzie mógł wybrać dogodną dla siebie formę tzn. papierową lub elektroniczną.
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca będzie mógł kontynuować dotychczasowy sposób prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem  tego pracownika.

3. Przekazywanie dokumentacji pracownikowi

Nowelizacja ustawy wprowadziła możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika. 

Zgodnie z art. 94⁶ Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy,

- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją