Przedsiębiorca, który w działalności gospodarczej wykorzystuje samochód osobowy nie będący składnikiem majątku firmy, aby zaliczyć koszty związane z eksploatacją w koszty uzyskania przychodu jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć wydatki związane z eksploatacją pojazdu do wysokości nie większej kwoty niż wyznaczona limitem (liczonym jako suma przejechanych km x stawka za 1 kilometr).
Stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu w 2016 roku nie uległa zmianie w porównaniu do lat ubiegłych. Zależy ona od rodzaju pojazdu i kształtuje się następująco:
  • stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego:
    • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
    • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
  • stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motocykla - 0,2302 zł,
  • stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motoroweru - 0,1382 zł.
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.
Wprowadzenie kilometrówki miało w zamyśle ustawodawcy ograniczenie nadużyć dotyczących wykorzystywania prywatnych pojazdów na służbowe cele.
 
Szczególne przypadki, kiedy nie ma obowiązku rozpisywania kilometrówki:
  1. gdy przedsiębiorca wykorzystuje w swojej działalności samochody ciężarowe (pojazdy o masie całkowitej ponad 3,5 tony)
  2. gdy przedsiębiorca zdecydował się na wykorzystywanie samochodu do celów służbowych i prywatnych i tym samym odliczanie 50% VAT
  3. przy długoterminowym najmie pojazdu oraz samochodach użytkowanych na podstawie umów leasingowych
  4. gdy przedsiębiorca rozlicza się z fiskusem na zasadach ryczałtu lub karty podatkowej
Dane, jakie powinna zawierać kilometrówka:
  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd - dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis przedsiębiorcy.
Prywatny samochód osobowy pracownika wykorzystywany do celów służbowych również może być rozliczany w ramach kilometrówki, a pracownik może otrzymać zwrot kosztów za ich eksploatację. W tym wypadku również należy założyć ewidencję przebiegu pojazdu. Posiadając taką ewidencję, w której zapisana będzie faktyczna liczba przejechanych kilometrów, można otrzymać od pracodawcy zwrot pieniędzy za kilometrówkę (czyli liczby kilometrów pomnożonych przez aktualną stawkę).
 
Pieniądze, które pracodawca zwróci swojemu pracownikowi za przejechane kilometry zostaną wliczone do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorstwa.
 
Aktualnie przedsiębiorca jeżdżący samochodem osobowym do 3,5 tony i korzystający z niego zarówno w pracy, jak i poza nią, może od faktury za paliwo oraz od faktur za koszty eksploatacyjne odliczyć tylko 50% zapłaconego VAT-u.
 
Kiedy przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT?
Przedsiębiorca jeżdżący samochodem osobowym do 3,5 tony i korzystający z niego tylko w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, będzie mógł od faktur za paliwo oraz od faktur za koszty eksploatacyjne odliczyć 100% zapłaconego VAT-u. Związane jest to jednak z koniecznością prowadzenia kolejnej ewidencji przebiegu.  
Przedsiębiorcy wykorzystujący pojazdy wyłącznie do działalności gospodarczej, mają także obowiązek złożenia naczelnikowi urzędu skarbowego informacji o pojazdach (VAT 26).
Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona bardzo precyzyjnie.
 
Taka kilometrówka powinna zawierać elementy, które zostały wyszczególnione w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, czyli:
  • datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
  • liczba przejechanych kilometrów na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący opis trasy (skąd-dokąd), kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem oraz liczbę przejechanych kilometrów, potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem.
Rozległość i szczegółowość ewidencji przebiegu pojazdu, a także ryzyka z tytułu błędnej interpretacji przez podatnika zdarzeń jako wykonywanych w celach prowadzonej działalności gospodarczej i wysokie kary, jakie z tego tytułu grożą, często zniechęcają przedsiębiorców do tego typu odliczeń i w efekcie poprzestają na mieszanym użytkowaniu pojazdu.
 
Opracowała: Joanna Mirosz
Artykuł archiwalny: 08.12.2016 r.

Używamy plików cookie, aby poprawić komfort korzystania z naszej witryny.