Doręczenie zastępcze jest stosowane w sytuacji gdy, pisma, (wezwanie, decyzja, postanowienie) będące przedmiotem doręczenia nie można dostarczyć bezpośrednio adresatowi z powodu jego nieobecności w miejscu zamieszkania (osoba fizyczna), bądź siedziby (osoba prawna).
Przepisy określające zasady stosowania doręczenia zastępczego zostały uregulowane w artykułach 43- 46§ 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2016r. poz. 23 tj.) dotyczą one w szczególności:
- Kolejności osób uprawnionych do odbioru pisma w razie nieobecności adresata (art.43 k.p.a.),
- Wymogu podjęcia się oddania pisma adresatowi przez osoby uprawnione (art. 43 k.p.a.),
- Obowiązku zawiadomienia adresata o przekazaniu pisma sąsiadowi lub dozorcy poprzez umieszczenie zawiadomienia w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania (art. 43 k.p.a),
- Wymogu pokwitowania odbioru pisma przez osoby uprawnione ze wskazaniem daty doręczenia (art. 46 § 1 k.p.a.),
- Doręczenia pisma jednostką organizacyjnym lub organizacjom społecznym (art.45. k.p.a.).
Zgodnie z art.43 k.p.a. osobami uprawnionymi do odbioru pisma i przekazaniu go odbiorcy są: dorosły domownik, sąsiad lub dozorca. Podana kolejność osób uprawnionych do przekazania pisma musi zostać zachowana. Oznacza to, że np. listonosz nie może przekazać pisma sąsiadowi adresata z pominięciem jego 20-letniego syna przebywającego w tym samym czasie w mieszkaniu.
Za Domownika uznaję się osobę spowinowaconą i zamieszkującą z adresatem pisma, we wspólnym gospodarstwie domowym z zamiarem stałego przebywania, utrzymującego wspólne gospodarstwo domowe razem z adresatem.
Sąsiadem jest osoba mieszkająca w pobliżu adresata, znana jemu i utrzymująca z nim stosunki sąsiedzkie. Warunkiem przekazania pisma sąsiadowi jest jednoznaczne. wyraźne zobowiązanie się sąsiada do przekazania pisma adresatowi, to samo zobowiązanie dotyczy dozorcy budynku.
Domownik, sąsiad lub dozorca może podjąć się oddania pisma tylko jeżeli jest osobą dorosłą (pełnoletnią) tj. ukończył 18 lat. Odmowa przekazania pisma adresatowi bądź brak wyżej wskazanych osób wymusza zastosowanie tzw. doręczenia subsydiarnego, które zostało omówione w osobnym artykule.
Doręczający pismo przekazując je sąsiadowi lub dozorcy zobowiązany jest umieścić zawiadomienie o przekazaniu pisma w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. Brak takiego zawiadomienia jest równoznaczny z bezskutecznością czynności objętej doręczeniem np. decyzja o wywłaszczeniu części gruntu pod budowę autostrady. Zawiadomienie o przekazaniu pisma powinno zawierać imię i nazwisko osoby, której zostało przekazane pismo wraz z datą przekazania.
Pokwitowanie pisma przez dorosłego domownika, sąsiada lub dozorcę jest równoznaczne z podjęciem się przekazania pisma adresatowi. Dodatkową gwarancją skuteczności doręczenia zastępczego jest wskazanie daty doręczenia na pokwitowaniu odbioru pisma, ponieważ z datą doręczenia przyjmuję się, iż adresat może zapoznać się z treścią pisma i ustosunkować się do niego (np. wnieść odwołanie od decyzji).
Jednostką organizacyjnym (firma przedsiębiorcy) i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Osobą uprawnioną do odbioru pisma w siedzibie firmy jest każda osoba dysponująca pieczątką jednostki organizacyjnej i potwierdzająca odbiór pisma, doręczający nie musi znać zakresu obowiązków i uprawnień tej osoby, skoro zobowiązuje się ona do odbioru pisma, legitymując się przy tym pieczątką firmy (z postanowienie NSA z dnia 7 lipca 2011 r., I OZ 474/11, LEX nr 1082916).
Doręczający pismo nie ma obowiązku sprawdzenia czy osoba, której przekazuje pismo jest uprawniona do jego odbioru, gdyż to na firmie spoczywa obowiązek zapewnienia prawidłowego funkcjonowania jednostek, a więc podjęcie takich działań, by wykluczyć możliwość odbioru pism przez osoby nieuprawnione (z wyroku NSA z dnia 6 lipca 1999 r., I SA/Po 1829/98, LEX nr 37900).
Artykuł archiwalny, stan
prawny na: 4.01.2017
Opracował: Sławomir Stwora
Kancelaria Podatkowa Skłodowscy