Doręczenie subsydiarne uregulowane w artykule 44 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2016r. poz. 23 tj.) jest w zasadzie instrukcją dla doręczającego pismo co należy zrobić w sytuacji, gdy pismo nie zostało doręczone adresatowi bezpośrednio ani przez osoby uprawnione do przekazania pisma (dorosły domownik, sąsiad, dozorca budynku).
W odróżnieniu od pozostałych form doręczenia ( tradycyjne, elektroniczne, zastępcze) w, których obowiązek dostarczenia pisma adresatowi spoczywa na operatorze pocztowym, organie administracji bądź doręczycielu zastępczym doręczenie subsydiarne polega na tym, że adresat zobowiązany jest do osobistego odbioru pisma z:
- Placówki pocztowej jeżeli doręczycielem pisma jest operator pocztowy tj. poczta polska lub inna firma kurierska ( art. 44§ 1 ust.1 k.p.a.),
- Urzędzie gminy lub miasta na terenie, której mieszka adresat, w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną przez niego osobę lub organ. ( art. 44§ 1 ust.2 k.p.a.).
Zarówno w placówce pocztowej jak i urzędzie gminy pismo przechowywane jest przez 14 dni od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. Zawiadomienie to powinno zostać umieszczone w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata ( zob. art.44§2 k.p.a.)
Pierwsze zawiadomienie informuję o możliwości odebrania pisma w terminie 7 dni licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia, jeżeli adresat nie odbierze pisma w wyznaczonym terminie wysyłane jest powtórne zawiadomienie.
Datą doręczenia pisma w doręczeniu subsydiarnym jest dzień odbioru pisma przez adresata, bądź dzień następny po upływie 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia w sytuacji gdy pismo nie zostanie odebrane.
W dniu następnym po upływie 14-dniowego terminu organ , który wysłał pismo sporządza adnotacje o nie odebraniu pisma przez adresata i dołącza do akt postępowania. Pismo uznaje się za doręczone, a rozstrzygnięcia w nim zawarte wywołują skutki prawne dla adresata doręczenia np. nakładają obowiązki, przyznają świadczenia, wzywają do zaprzestania działania.
Przykład
Listonosz Ryszard D przyszedł do domu Andrzeja O 20 kwietnia przynosząc ze sobą decyzję o odmowie przyznania renty socjalnej. Andrzeja O ani jego żony nie było jednak w danej chwili w domu . Andrzej O był osobą zamkniętą w sobie, nikt z mieszkających w pobliżu sąsiadów nie utrzymywał z nim stosunków sąsiedzkich. Ryszard D zostawił kartkę z powiadomieniem, że 20 kwietnia o 11 rano przyszedł w celu dostarczenia mu decyzji o odmowie przyznania renty socjalnej. Ponieważ nie zastał nikogo w domu decyzje będzie można odebrać w urzędzie poczty w R czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach od 9 do 17 zaś w soboty od 8 do 15 w ciągu 14 dni. Ryszard D zaniósł decyzje do urzędu poczty w R. Andrzej O do dnia 27 kwietnia nie przyszedł po odbiór decyzji. Urząd poczty w R wysłał powtórne zawiadomienie o przechowywaniu na poczcie pisma. Andrzej O 30 kwietnia zjawił się po odbiór decyzji.
W podanym przykładzie datą odbioru pisma jest 30 kwietnia, gdyby jednak Andrzej O nie odebrał pisma z urzędu poczty do 5 maja nie odebranie decyzji zostało by odnotowane przez odpowiedni terytorialnie oddział ZUS i dołączone do akt sprawy. Decyzja o odmowie przyznania renty socjalnej zostałaby uznana za doręczoną.
Odebrane pisma po terminie doręczenia subsydiarnego przez adresata jest możliwe, lecz Uznanie pisma za doręczane uniemożliwia adresatowi podjęcie działań w swojej sprawie( np. wnoszenie odwołań, zażaleń zgłaszanie zastrzeżeń).
Artykuł archiwalny, stan prawny na 05.01.2017
Opracował: Sławomir Stwora
Kancelaria Podatkowa Skłodowscy