Delegacje- Podróż zagraniczna

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
Czas podróży uzależniony jest od środka komunikacji. Liczy się go w przypadku podróży:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:

1. do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
2. ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
3. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (również w przypadku korzystania z usługi hotelarskiej), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 15% diety;
• obiad - 30% diety;
• kolacja - 30% diety.

Dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli jednak należność pieniężna jest niższa od diety, przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej przysługuje 25% diety.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem stanowiącym własność pracownika. Wtedy koszt podróży odbywa się wg stawek za jeden kilometr przebiegu
W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia oraz niezbędnych leków.
Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne.
Dieta zagraniczna przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Diety są podane w walucie obcej. Należy przeliczyć po kursie z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji na złotówki.
Przy podróżach do:

• Gibraltaru - dieta i kwota limitu za nocleg jak w Wielkiej Brytanii,
• Hongkongu - dieta wynosi 55 USD, a kwota limitu za nocleg 250 USD,
• Tajwanu - dieta wynosi 40 EUR, a kwota limitu za nocleg 142 EUR.

Wypłacane diety związane z odbywanymi podróżami służbowymi, stanowią dla pracowników przysporzenie majątkowe, a więc podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym przychód ze stosunku pracy.
Jest jednak zwolnienie przewidziane w artykule 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w myśl którego wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

• podróży służbowej pracownika,
• podróży osoby niebędącej pracownikiem

ale tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Oznacza to, że w przypadku, gdy kwota wypłacanych przez pracodawcę świadczeń przeznaczonych na wyżywienie podczas delegacji przekracza wartość limitu określonego na podstawie powyższego rozporządzenia, koniecznym jest odprowadzenie podatku od nadwyżki.
Podstawa prawna : rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Artykuł archiwalny 20 czerwca 2016
Joanna Mirosz