Staż pracy, a więc po prostu ilość lat poświęcona przez pracownika na pracę, ma wpływ na długość urlopu wypoczynkowego, wysokość emerytury, nagrody jubileuszowe i inne prawa pracownicze. Obliczanie go powinno być proste, ale wraz z niedawną zmianą przepisów, nieco się skomplikowało.
Czym jest staż pracy?
Staż pracy to ogólna liczba przepracowanych lat przed pracownika. Wliczają się do niego różne miejsca pracy i liczą jako doświadczenie zawodowe. Ma on kluczowe znaczenie w obliczaniu wysokości emerytury i renty, wskazaniu momentu uzyskania do nich uprawnień, w przyznawaniu prawa do odprawy, nagród jubileuszowych, ale też długości urlopu wypoczynkowego i okresu wypowiedzenia, choć w tym ostatnim przypadku liczą się tylko lata przepracowane u jednego pracodawcy. W niektórych branżach staż pracy wpływa na dodatki stażowe, czyli coroczne podwyżki wynagrodzenia, albo możliwość uzyskania awansu, czy podejścia do egzaminu zawodowego. Im dłuższy staż pracy i zarobki, tym wyższe świadczenie emerytalne. Ma on też wpływ na prawo do renty rodzinnej lub renty z tytułu niezdolności do pracy. Staż pracy ma też znaczenie przy rekrutacji i rozwoju zawodowym - często w ogłoszeniach o pracę podawany jest minimalny wymagany staż w zawodzie.Jak oblicza się staż pracy aktualnie?
Do niedawna obowiązywały przepisy, zgodnie z którymi do stażu pracy wliczają się tylko lata przepracowane na podstawie umowy o pracę u każdego z pracodawców. Dotychczas okres prowadzenia działalności gospodarczej, zatrudnienia na podstawie innych umów, takich jak umowa zlecenie, o dzieło, o świadczenie usług, czy zawieszenia działalności w celu opieki nad dzieckiem, nie wliczał się do stażu pracy. Co ciekawe, przy obliczaniu długości urlopu wypoczynkowego wliczało się okres studiowania, ale już do samego ogólnego stażu pracy już nie nie.Obliczanie stażu pracy od 2026 roku
Od jakiegoś czasu pracownicy bili na alarm, twierdząc, że przepisy te nie są sprawiedliwe i nie mają wiele wspólnego z prawdziwym życiem, gdzie często pracodawcy wymuszali przy zatrudnieniu umowy zlecenie, czy samozatrudnienie. W praktyce więc całe te lata, które pracownicy przepracowali, nie wliczały się do stażu pracy. W czerwcu 2025 roku przyjęto nowy projekt, który zmienia m.in. właśnie sposób obliczania długości stażu pracy. Przepisy oficjalnie zaczęły obowiązywać od początku 2026 roku. Od tego momentu do stażu pracy wliczane są okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, współpracy z osobą prowadzącą działalność, zawieszenia działalności w celu opieki nad dzieckiem, wykonywania umów zlecenia, agencyjnych, a także członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej. Nie dzieje się to z automatu - pracownik musi sam udowodnić, że jego staż pracy powinien być dłuższy.Jak potwierdzić, że pracowało się na podstawie umów zlecenie i innych form zatrudnienia?
Samo ustne zapewnienie pracodawcy, że staż pracy jest dłuższy, niż wskazują na to umowy o pracę, nie wystarczy. Należy przedstawić odpowiednie dokumenty. Najprostszą drogą do uzyskania tych dokumentów jest złożenie wniosku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie zaświadczenia, które potwierdzi okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym np. z tytułu umowy zlecenia, czy prowadzenia działalności. Po otrzymaniu zaświadczenia należy je przekazać pracodawcy.Co, jeśli ZUS nie jest w stanie wydać zaświadczenia?
W niektórych przypadkach ZUS może nie dysponować pełnymi danymi - na przykład wtedy, kiedy zatrudnienie miało miejsce dawno temu. Wtedy może pojawić się konieczność odnalezienia starych dokumentów: umów, faktur, rachunków, czy zaświadczeń. W przypadku studentów kluczowe będzie to, czy ukończyli oni pierwszy stopień studiów - który wlicza się do stażu pracy, oraz czy przed ukończeniem 26 rok życia jednocześnie pracowali na podstawie umowy zlecenie - prawo przewiduje, że pracodawca nie opłaca za nich składek społecznych również, wówczas nie uzyskają takiego zaświadczenia z ZUS . Mimo to mogą przedstawić obecnemu pracodawcy kopie umów zlecenie lub inne dokumenty, w celu zaliczenia tego czasu do stażu pracy. W takiej sytuacji to pracodawca decyduje, czy przedstawione dokumenty są wystarczające do udowodnienia stażu pracy. Jeśli pojawi się spór między pracownikiem a pracodawcą, sąd pracy jest właściwym organem do jego rozstrzygnięcia.W jakim terminie można udokumentować dodatkowy staż pracy?
Zgodnie z przepisami, pracownicy zatrudnieni w prywatnych firmach, mają 24 miesiące od 1 maja 2026 roku na dostarczenie dokumentów, które potwierdzają, że ich staż pracy powinien być dłuższy. Jeśli ktoś podejmie pracę już po 1 maja 2026 roku, ma 3 lata na udowodnienie dodatkowego stażu pracy. Jak już wspomnieliśmy, ciężar udowodnienia okresu zatrudnienia spoczywa na pracowniku - to on powinien uzyskać odpowiednie dokumenty i przekazać je pracodawcy. Mimo że prawo nie działa wstecz, ta sytuacja jest wyjątkowa i pracownik pracujący w przeszłości na umowę zlecenie lub posiadający swoją działalność, może udowodnić, że jego staż pracy jest dłuższy i tym samym zyskać dłuższy urlop wypoczynkowy, czy szybszą emeryturę.W razie pytań lub wątpliwości związanych z obliczaniem stażu pracy, wpływem własnej działalności gospodarczej na jego długość albo innymi kwestiami związanymi z księgowością lub podatkami, skontaktuj się z ekspertami z Kancelarii Skłodowscy.