Czym jest Portal Klienta? Masz to z głowy!

Już za rok wszyscy przedsiębiorcy będą obowiązkowo musieli korzystać z systemu KSEF - czyli Krajowego Systemu e-faktur.

Szykuje się na początku chaos, później będzie na pewno jeszcze lepiej. System wykorzystujący mechanizmy elektronicznego obiegu dokumentu (tylko bez ministerstwa finansów) Kancelaria Podatkowa Skłodowscy przekazuje swoim klientom już przeszło 10 lat.
To nasz pomysł - przedsiębiorców, właścicieli biur rachunkowych i księgowych na rozwiązanie problemów innych przedsiębiorców z administracją. Najtrudniej jest zacząć, ale polecam Państwu rozpoczęcie już teraz - za rok będziecie już nauczeni. Lista korzyści jest naprawdę ogromna.

Nasze wieloletnie doświadczenie wskazuje na to, że najważniejszym elementem administracji każdego przedsiębiorstwa nie jest wcale księgowość ale porządek w dokumentacji. Wiemy też, że  porządek ten bierze się z dobrze poukładanych procesów. Kto inny jak nie my wie jak zarządzać procesami w administracji? Ustawiliśmy setki firm tak, aby administracja klienta była poukładana i efektywna. I bogaci w te doświadczenia przystąpiliśmy do działania. Wymyśliliśmy miejsce, system w chmurze, w którym nasi Klienci-przedsiębiorcy mogą ten porządek w administracji realizować.

Najtrudniej jest zacząć, dlatego naszym zadaniem teraz jest pokazywać i uświadamiać. Zaczynamy od najprostszych rzeczy, takich jak wystawianie faktur sprzedaży. Właśnie nie w Excelu, nie na kartce, tylko w Portalu Klienta, z poprawną numeracją i prawie automatycznym księgowaniem przez księgowego. Ten mały kroczek rozpoczyna przygodę przedsiębiorcy z Portalem Klienta i dalej jest już tylko lepiej. Do tej pory przedsiębiorca nie wiedział:

• gdzie są faktury sprzedaży?
• które faktury są zapłacone, a które nie?
• czy kontrahent dostał fakturę sprzedaży, czy nie, kiedy ją dostał?
• czy przekazał fakturę do księgowości, czy nie?
• że nie musi drukować kopii swoich faktur.
• że nie musi ich skopiować na następny miesiąc jeżeli wystawia takie same FV dla tych samych odbiorców - np. za najem.

I nagle to się zmienia, bo Klient - przedsiębiorca korzysta z systemu do zarządzania administracją przedsiębiorstwa i naprawdę ma z głowy wszelkie dotychczasowe problemy. Wszystko ma pod ręką, pełen nadzór, niczego nie musi szukać.

Ale to nie koniec przygody. W dalszej części zrobiliśmy miejsce dla Klientów - przedsiębiorców, w którym mogą oni wrzucać sobie faktury kosztowe. Bo do tej pory przedsiębiorca:

• Nie panował nad kosztami, nie mógł ich sobie zliczać, wrócić do nich, sprawdzić!
• Nie wiedział, że nie musi drukować dokumentów otrzymanych elektronicznie,
• Nie wiedział,  że nie  trzeba ich wpinać do segregatora,
• Nie wiedział, że płatności za faktury się eksportuje do banku więc:
• wprowadzał faktury do banku ręcznie
• I na koniec - niepotrzebnie marnował czas na przygotowanie wszystkich dokumentów do księgowości zamiast na bieżąco mieć to z głowy dzięki Portalowi Klienta.

Zaczynamy korzystać i mamy to z głowy. Wiecie Państwo ile trwa dodanie faktury kosztowej do Portalu? Kilka sekund - wystarczy chwycić fakturę ją przeciągnąć ją myszką po ekranie. Tak, wystarczy przeciągnąć myszką i jest. Czy też zeskanować i przeciągnąć. Faktura się OCR-uje, czyli sczytuje, dane się wypełniają, sprawdza się NIP i biała lista - bo to wygodne dla Klientów. A skoro jest biała lista i sprawdza się rachunek bankowy, to oczywiście można wysłać te FV do banku, do płatności przez paczkę przelewów - masz to z głowy!

Sprawdza się też, czy faktura nie jest zduplikowana więc już nigdy nie zapłacimy za fakturę dwa razy. Cała ta mądrość (i ta o której nie wiecie) jest zaszyta w środku, w systemie. A my ciągle myślimy jak to jeszcze poprawić, jak mocniej wesprzeć administrację klientów. Już niedługo wystarczy że podasz swojemu kontrahentowi meila NIP12345678@zglowy.pl a faktura kosztowa sama wskoczy do kosztów! To nie koniec?

Nasze doświadczenie z przejmowaniem dokumentacji klientów wskazuje, że do tej pory bardzo często nasi Klienci nie wiedzieli, czy księgowość faktycznie prowadzi księgowość. Naprawdę nie wiedzieli. Nie wiedzieli, bo nie dostawali żadnych raportów. Tylko podatki. Kancelaria Podatkowa Skłodowscy od lat raportuje wszystkie wyniki swojej pracy Klientom. Kiedyś poprzez e-mail, od paru lat na Portalu Klienta. Co zatem Klient znajdzie jeszcze na portalu klienta:

• Raporty kadrowe, - tak, będziesz wszystko wiedział

ile pracownik ma jeszcze urlopu,
ile razy był na zwolnieniu,
kiedy się kończy umowa jego o pracę
czy ma ważne badania lekarskie albo szkolenie BHP

• PITy pracownicze
• wyniki finansowe, wszystkie, bilanse, rachunki wyników, obrotówki analityczne
• podatek na kolejny rok? Tak, na portalu jest kalkulator jaki podatek wybrać!
• deklaracje podatkowe
• podatki i ZUS-y, PFRON-y itd. za każdy miesiąc i oczywiście
• paczki przelewów na podatki
• ... i inne!
  

nie zanudzam, powoli, powolutku, zacznijmy od faktur sprzedaży, małymi kroczkami.

Proszę Państwa, Drogi Kliencie. Portal Klienta to usługa w SAAS (program komputerowy jako usługa) dostępny w Internecie dla wszystkich Klientów kancelarii. To nie jest tylko sposób na skanowanie i przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego. To potężny system sprzężony z programami księgowymi, z którego możesz zacząć korzystać już dzisiaj. Za rok, kiedy nadejdzie KSeF wszyscy Państwo już w systemie będziecie, a teraz już korzystajcie z jego super funkcjonalności.

To Twoja nowoczesna administracja.

Portal Klienta i masz to z głowy!