Nowe obowiązki pracodawcy dotyczące dokumentacji pracowniczej od 2019 roku


kancelaria_podatkowa_warszawa

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika oraz przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Obecnie okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat i liczony jest od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

W przypadku nierealizowania ww. obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Od 1 stycznia 2019 r. okres ten ulega zmianie i będzie on wynosił 10 lat.

Nowy okres przechowywania dokumentacji, Pracodawca będzie mógł zastosować dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy tj.: po 1 stycznia 2019 r.

Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników
i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

Nowelizacja ustawy wprowadziła zmianę dotyczącą sposobu prowadzenia akt osobowych i ich przechowywania. Obecnie Pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt w postaci papierowej. Od 1 stycznia 2019 r. będzie mógł wybrać dogodną dla siebie formę tzn. papierową lub elektroniczną. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca będzie mógł kontynuować dotychczasowy sposób prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem tego pracownika.

Nowelizacja ustawy wprowadziła możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika.

Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o :
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Opracowała: Agnieszka Berent
Kancelaria Podatkowa Skłodowscy

NIP na paragonie fiskalnym

15 October 2019
Na żądanie klienta przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę do zakupu zarejestrowanego na kasie fiskalnej  w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym...

Kwota najmu do opodatkowania

15 October 2019
Podstawową kwestią przy usługach najmu nieruchomości jest podpisanie umowy, w której strony określają wysokość czynszu. Czynsz, w przypadku otrzymania lub postawienia go do...

Split payment

15 October 2019
Z dniem 1 listopada wchodzi w życie istotna zmiana w rozliczeniu podatku VAT. Od tego dnia wiele towarów i usług została objęta obowiązkowym split paymentem.

Obniżka PIT

15 October 2019
Od 1 października w pierwszym progu podatkowym, czyli kwoty poniżej 85 528 zł brutto rocznie, podatek wyniesie 17,75 proc . zamiast 18 proc. Zmiana dotyczyć ma podatników,...

Nowelizacja VAT

29 August 2019
Z dniem 1 września 2019 roku wchodzi w życie nowelizacja VAT.  Jedną z istotniejszych zmian jest rozszerzenie katalogu podmiotów, które nie mogą korzystać ze...

Ustawa o cenach prądu – przypominamy o obowiązku złożenia oświadczeń

26 July 2019
Ustawa zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw, ustawę o efektywności energetycznej oraz ustawę o biokomponentach i biopaliwach...

Złożenie oświadczenia

13 June 2019
 Przypominamy: 30 czerwca - złożenie oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.      

Zmiany w podatku u źródła w 2019 roku

11 June 2019
Zmiany jakie weszły w życie z początkiem 2019 roku (nowelizacja ustawy o CIT) to niewątpliwie dalszy ciąg „uszczelniania systemu podatkowego”.

Bez PIT dla młodych

11 June 2019
Ministerstwo Finansów (MF) udostępniło informacje dotyczące projektu nowej ulgi w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) dla pracowników do 26. roku życia.

Rodo - obowiązki przedsiębiorcy

11 June 2019
Szanowni Państwo, upłynął już ponad rok od kiedy stosujemy przepisy RODO.  W tym czasie wiele kwestii, które budziły wątpliwości, zostało wyjaśnionych przez Prezesa Urzędu...

Zostań naszym Klientem, a już nigdy nie będziesz sam w biznesie

Skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów

Marki - siedziba
ul. Kościuszki 43, 05-270 Marki

tel. (+48 22) 242 60 00
fax (+48 22) 242 60 01

e-mail biuro@sklodowscy.pl
biuro@sklodowscy.pl

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 18:00

Warszawa - oddział
ul. Poznańska 16/4, 00-680 Warszawa

tel. (+48 22) 242 61 80

e-mail biuro@sklodowscy.pl

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00-16:00

Wołomin - oddział
ul. Przejazd 3/5, 05-200 Wołomin

tel. (+48 22) 242 61 50

e-mail biuro@sklodowscy.pl

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 17:00

 

Białystok - oddział
ul. Branickiego 17A, 15-085 Białystok

tel. (+48 85) 733 09 70

e-mail biuro@sklodowscy.pl

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 16:00