Nowe obowiązki pracodawcy dotyczące dokumentacji pracowniczej od 2019 roku


kancelaria_podatkowa_warszawa

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika oraz przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Obecnie okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat i liczony jest od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

W przypadku nierealizowania ww. obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Od 1 stycznia 2019 r. okres ten ulega zmianie i będzie on wynosił 10 lat.

Nowy okres przechowywania dokumentacji, Pracodawca będzie mógł zastosować dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy tj.: po 1 stycznia 2019 r.

Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników
i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

Nowelizacja ustawy wprowadziła zmianę dotyczącą sposobu prowadzenia akt osobowych i ich przechowywania. Obecnie Pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt w postaci papierowej. Od 1 stycznia 2019 r. będzie mógł wybrać dogodną dla siebie formę tzn. papierową lub elektroniczną. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca będzie mógł kontynuować dotychczasowy sposób prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem tego pracownika.

Nowelizacja ustawy wprowadziła możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika.

Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o :
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Opracowała: Agnieszka Berent
Kancelaria Podatkowa Skłodowscy

Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych

18 June 2018
25 kwietnia 2018 roku Ministerstwo Finansów przedstawiło dokument o nazwie: „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów...

Działalność nieewidencjonowana w ustawie Prawo dla przedsiębiorców

4 June 2018
30 kwietnia 2018 roku weszła w życie ustawa Prawo dla przedsiębiorców.

Blokada kont w ramach STIR

4 June 2018
13 stycznia 2018 r. weszła w życie ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania wykorzystywaniu sektora finansowego do wyłudzeń...

Zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenie społeczne- Prawo przedsiębiorców

4 June 2018
Jedną z form wsparcia rozwoju przedsiębiorczości przewidzianą w nowej ustawie prawo przedsiębiorcy są ulgi w opłacaniu składki ZUS

Prawo przedsiębiorców - zmiany

24 April 2018
30 kwietnia 2018 wchodzi w życie nowa ustawa określająca prawo i obowiązki przedsiębiorców

Prawo do odliczenia VAT dla firm niemających rejestracji

24 April 2018
Trybunał Sprawiedliwości  UE w dniu 7 marca 2018 roku wydał wyrok w sprawie podatnika z Rumunii.

Skutki podatkowe sprzedaży samochodu wykupionego z leasingu po zakończeniu umowy.

12 April 2018
Przedsiębiorcy decydujący się na zewnętrzne finansowanie posiadania samochodu w firmie, korzystają często z leasingu operacyjnego.

Nowe zasady rozliczania najmu prywatnego w 2018 roku

12 April 2018
W ramach najmu prywatnego podatnik może wybrać ryczałt (8,5% od przychodu do kwoty 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł) lub zasady ogólne (18% a następnie 32% od...

Nowe obowiązki pracodawcy dotyczące dokumentacji pracowniczej od 2019 roku

5 April 2018
Okres przechowywania akt osobowych...

Zmiany w Karcie Nauczyciela

5 April 2018
Opublikowana w Dzienniku Ustaw (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203) ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych wprowadziła szereg zmian z Karcie Nauczyciela.

Masz pytanie? Jesteśmy do Twojej dyspozycji

Skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów

Marki - siedziba
ul. Kościuszki 43, 05-270 Marki

tel. (+48 22) 242 60 00
fax (+48 22) 242 60 01
biuro@sklodowscy.pl

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 18:00

Warszawa - oddział
ul. Poznańska 16/4, 00-680 Warszawa

tel. (+48 22) 242 61 80

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00-16:00

Wołomin - oddział
ul. Przejazd 3/5, 05-200 Wołomin

tel. (+48 22) 242 61 50

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 17:00

 

Białystok - oddział
ul. Branickiego 17A, 15-085 Białystok

tel. (+48 85) 733 09 70

godziny otwarcia:
poniedziałek - piątek
8:00 - 16:00