Warunki zamiany urlopu wypoczynkowego na ekwiwalent pieniężny zostały określone w artykułach 171§ 1 oraz 172 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r oku Kodeksu pracy (Dz.U. z 2016 poz. Dz. U. z 20161r. poz.1666 tj. ze zm.).
Aby obliczyć wysokość ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w 2017 roku należy wykonać kolejno następujące kroki:
 
Krok 1
Ustalenie wysokości tzw. współczynnika ekwiwalentu urlopowego.
Współczynnik ekwiwalentu urlopowego stanowi średnia ilość dni roboczych w miesiącu w trakcie danego roku kalendarzowego, jego wysokość zmienia się z każdym rokiem kalendarzowym.
Aby obliczyć współczynnik ekwiwalentu urlopowego należy od liczby dni w danym roku kalendarzowym odjąć wszystkie niedziele, soboty, oraz święta przypadające w dni inne niż niedziele. Następnie liczbę pozostałych dni roboczych podzielić na 12 miesięcy.
Współczynnik ekwiwalentu urlopowego w 2017 roku wynosi 20,83. Otrzymamy go wykonując działanie:
365 dni w roku - 53 niedziele - 52 inne dni wolne (najczęściej soboty) - 10 dni świąt = 250 dni roboczych: 12 miesięcy = 20,83 - współczynnik ekwialentowy.
Otrzymany współczynnik ekwiwalentu znajduje zastosowanie przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, to współczynnik ekwiwalentu oblicza się odpowiednio:
  • 1/2 etatu- 1/2 z 20,83 = 10,42
  • 1/3 etatu- 1/3 z 20,83 = 6,94
  • 1/4 etatu- 1/4 z 20,83 = 5,21
 
Krok 2
Ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu pieniężnego.
W podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop uwzględnia się następujące składniki:
  • Stałe składniki wynagrodzenia - tzn. określone w stałej wysokości miesięcznej, (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy itp.)
  • Zmienne składniki wynagrodzenia (jeżeli przysługują) dzielą się one na:
  • składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. premie miesięczne, prowizję),
  • składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne lub roczne),

Składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc przyjmuje się do podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego w wysokości średniej z ostatnich trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym zostanie wypłacony ekwiwalent. Jeżeli wynagrodzenie zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, podlega znacznym wahaniom w trakcie roku kalendarzowego, do podstawy wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, można przyjąć średnią z 12 miesięcy.
Składniki zmienne przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc przyjmuje się do podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego w wysokości średniej z ostatnich dwunastu miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym zostanie wypłacony ekwiwalent.
 
Krok 3
Wyłączenie z podstawy ekwiwalentu urlopowego składników, których nie uwzględnia się przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Składniki wynagrodzenia, które nie są uwzględniane w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop zostały wymienione w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. 2009 Nr 174, poz. 1353)
Obliczając wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie uwzględnia się np.:
  • jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
  • wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
  • gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
  • wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  • ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

Krok 4

Wyliczenie wysokości ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Przykład I
Zbigniew D. został zatrudniony w firmie Janusza K. na stanowisku księgowego. Zatrudnienie nastąpiło od 15 listopada 2016 roku na podstawie umowy o pracę na 3-miesięczny okres próbny. Zbigniew D. za swoją pracę pobierał stałe wynagrodzenie miesięczne w wysokości 2200 zł brutto. W trakcie zatrudnienia wykorzystał tylko 1 dzień urlopu. Niestety pomimo starań Zbigniewa D. w ocenie Janusza K pracował on nieefektywnie i wolniej w porównaniu do reszty pracowników zatrudnionych w jego firmie. Po upływie okresu próbnego Janusz K. nie zdecydował się na dalsze zatrudnianie Zbigniewa D., w związku z czym jego umowa o pracę rozwiązała się z upływem okresu, na który była zawarta, czyli 14 lutego 2017 roku.
W podanym przykładzie Zbigniewowi D przysługuje ekwiwalent za 6 niewykorzystanych dni ukropu wypoczynkowego. Aby obliczyć wysokość ekwiwalentu należy wykonać następujące działania:
1) Obliczyć wysokość ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu.
Aby to zrobić należy podstawę ekwiwalentu pieniężnego (wynagrodzenie pracownika brutto) podzielić przez współczynnik urlopowy obowiązujący w danym roku.
2200 zł brutto (podstawa ekwiwalentu): 20,83 (współczynnik urlopowy dla pracowników zatrudnionych na całym etacie w 2017 roku) = 105,62 zł
2) Obliczyć wysokość ekwiwalentu pieniężnego za 1 godzinę urlopu.
Aby to zrobić należy powyższą kwotę ekwiwalentu za 1 dzień urlopu podzielić przez 8 godzin. 105,62 zł: 8 godzin = 13,20 zł
3) Obliczamy wysokość należnego ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop
Kwotę ekwiwalentu należną za jedną godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
13,20 zł x 48 godzin (6 dni po 8 godzin pracy) = 633,60 zł
Zbigniewowi D za 6 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego przysługuje 633,60 zł brutto ekwiwalentu urlopowego.
W podanym przykładzie, pomimo iż Zbigniew D prawo do części urlopu wypoczynkowego nabył w 2016 roku, ekwiwalent pieniężny obliczamy według wskaźnika za 2017 rok. Obliczając wysokość ekwiwalentu pieniężnego stosujemy współczynnik obowiązujący w roku wypłacania ekwiwalentu pieniężnego, nawet jeśli dotyczy urlopu zaległego, za poprzednie lata kalendarzowe.
 
Przykład II
Zbigniew E. od 15 marca 2016 roku był zatrudniony na stanowisku doradcy klienta w banku X na podstawie umowy na czas określony 12 miesięcy. Wynagrodzenie zasadnicze Zbigniewa E. wynosiło 2500 brutto. Ponadto w umowie o pracę miał zagwarantowaną prowizję zależną od liczby pozyskanych klientów, korzystających z produktów banku (pożyczki). Kierownik oddziału Adam B., w którym pracował Zbigniew E. był bardzo zadowolony z jego sumiennej, rzetelnej pracy. Jednak od grudnia 2016 roku stosunek do pracy Zbigniewa E pogorszył się. Zaczął spóźniać się do pracy, był nieuprzejmy dla klientów, niestarannie wykonywał powierzone mu zadania. Pomimo licznych upomnień oraz nagany udzielonej mu przez Adama B, Zbigniew E nie zmienił swojego postępowania. W związku z powyższym dyrektor banku X Sylwester T. nie zawarł z nim kolejnej umowy o pracę. Umowa Zbigniewa E. zakończyła się w dniu 14 marca 2017 roku. Zbigniew E nie wykorzystał w trakcie trwania umowy o pracę 9 dni urlopu. W związku z powyższym należało wypłacić mu ekwiwalent za urlop. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego w ostatnich trzech miesiącach pracy Pan Zbigniew E. otrzymywał prowizję od pozyskanych klientów. Wyniosła ona odpowiednio: w grudniu 2016 ? 500 zł , w styczniu 2017 - 420 zł, w lutym 2017- 310 zł.
Aby obliczyć wysokość ekwiwalentu Zbigniewa E należy wykonać następujące działania:
1)    Obliczyć wartość godziny ekwiwalentu za urlop od składników stałych:
2500 zł / 20,83 zł = 120,02 zł (wartość ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu)
120,02 zł / 8 = 15,00 zł (wartość ekwiwalentu za godzinę urlopu)
2)    Obliczyć wartość godziny ekwiwalentu za urlop od składników zmiennych:
(500 zł + 420 zł + 310 zł) (suma prowizji z trzech kolejnych miesięcy): 3 = 410 zł (średnia wysokość ekwiwalentu składników zmiennych)
410 zł / 20,83 = 19,68 zł (wartość ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu)
19,68 zł / 8 = 2,46 zł (wartość ekwiwalentu za godzinę urlopu)
Wartość łączna godziny ekwiwalentu za urlop: 15 zł + 2,46 zł = 17,46 zł
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop: 17,46 zł x 72 ( 8 godzin pracy na pełen etat x 9 dni urlopu wypoczynkowego) = 1257,12 zł
W podanym przykładzie obliczając ekwiwalent za urlop wypoczynkowy należy uwzględnić
zmienne składniki wynagrodzenia z okresu ostatnich 3 miesięcy przed datą wygaśnięcia lub ustania stosunku pracy. W przypadku znaczących różnic w wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony maksymalnie do 12 miesięcy.

Stan prawny na: 14.04.2017
Opracował: Sławomir Stwora

Używamy plików cookie, aby poprawić komfort korzystania z naszej witryny.